En plus des outils de suivi, il est important de constituer un dossier technique regroupant la documentation utile de vos bâtiments. Ceci permet de retrouver facilement les données du bâtiment, de s'y référer en cas de questions, et de les transmettre à un intervenant extérieur si besoin.

Ce dossier technique peut être constitué :

• des éléments de diagnostic à disposition de l’établissement (DPE, audit énergétique…)
• pour les chaufferies :
  • d’un schéma de principe de la chaufferie (schéma qui est affiché dans le local)
  • de la liste du matériel existant sur l’installation (elle constitue normalement une des annexes des contrats d’entretien)
  • des notes et documents techniques décrivant l’installation : notices descriptives, fiches techniques du matériel, notes de calcul de l’installation
  • d’un plan de masse recensant les différentes zones de chauffage
  • d'un tableau récapitulatif des horaires de fonctionnement des circuits et des consignes de réglage : ce document doit être systématiquement mis à jour si des changements sont opérés (nous vous conseillons de conserver toutes les anciennes versions du document, pour garder un historique de la conduite des installations et permettre éventuellement d’interpréter les variations des consommations)
• des contrats en cours d’entretien et de conduite des installations pour le chauffage, la ventilation, l’eau chaude sanitaire et le traitement de l’eau froide (adoucissement) le cas échéant.