Contrats d’exploitation et de maintenance

Un contrat d'exploitation maintenance doit comporter :

1/ Des précisions sur la compétence et les qualifications attendues du personnel intervenant

2/ La transparence sur les obligations des parties :

  • les obligations (de résultats ou de moyens) et les prestations associées
  • la responsabilité des parties
  • le suivi et le contrôle des prestations, notamment par le biais d’échanges réguliers d’informations
  • les prix, leur évolution et les dépenses le cas échéant (énergie, équipements)
  • Si obligations de résultats (ou garantie de performance), elles doivent être spécifiées de manière très précise, ainsi que les pénalités : le prestataire s’oblige à parvenir à un résultat précis et convenu dans le contrat : par exemple, garantir une température de 19°C dans les locaux pendant les périodes d’occupation ; garantir une consommation d’énergie à ne pas dépasser ; garantir la qualité sanitaire de l’eau chaude sanitaire...
    • Nota : S’il y a obligations de résultats, il va de soi que la responsabilité du prestataire est engagée, mais sous réserve que les conditions techniques permettent bien de la démontrer (ex. dépassement de température dans les locaux chauffés, à condition qu'il y ait une régulation terminale ; dépassement des consommations de gaz liées au chauffage à condition qu'il y ait des moyens de distinguer la consommation de gaz liée à la cuisine…)

     

  • Si obligations de moyens, le prestataire ne s’engage alors que sur la mise à disposition des moyens sur la base d’une liste d’interventions détaillées, qu’il s’engage donc à réaliser selon le planning périodique proposé
  • Prévoir une obligation de conseil (voir ci-dessous)
  • Formaliser l’obligation de transmission d’informations, de bilans et d’échanges :
    • La mise à jour systématique d’un tableau de bord des interventions
    • La transmission d’un rapport d’interventions à intervalles réguliers dont on pourra préciser le contenu, et un bilan annuel
    • La réalisation d’un rapport de préconisations, sur la base de la connaissance des installations et d’une visite complémentaire dédiée à période régulière (1 fois par an)
    • Des échanges réguliers (tous les 6 mois), au cours d’une réunion entre le prestataire et l’équipe gestionnaire interne

     

  • Penser à rajouter des clauses sur l’obligation de maintenir les installations et les locaux dans un état de propreté
  • Le client a également des obligations : mise à disposition des moyens nécessaires à la réalisation des prestations (local, énergie, accès aux installations…)

3/ La nature des interventions, leur périodicité et les délais

  • Pour l'entretien préventif, une liste des interventions précises est à prévoir, avec un planning indicatif précisant la périodicité des visites (si l’intervention est annuelle, mensuelle, hebdomadaire).
    • Nota : la liste de ces interventions ne peut être qu’indicative s’il y a obligation de résultats. Par contre, elle est obligatoire dans le cas d’un contrat à obligation de moyens, et les pénalités associées doivent être précisées.

     

  • Pour l'entretien curatif, les délais d'intervention en cas d'urgence doivent être clairement définis, et les pénalités de dépassement précisés.

4/ Les prix et leurs évolutions

Il est important de faire figurer une formule de révision des prix : elle est en général indexée sur l’indice du coût de la main d’œuvre et des produits et services

5/ La durée et les modalités de fin de contrat

  • La durée d’un contrat d’exploitation sans performance énergétique (et sans investissement de gros entretien) doit être courte : de 3 à 5 ans maximum (3 + 2 X 1 an reconduit)
    • Nota : des dispositions particulières peuvent s’appliquer à certaines catégories de contrats

     

  • La possibilité de dénonciation doit être clairement libellée

  • Il est essentiel de prévoir, par le prestataire, une remise en l’état de l’installation, une mise à disposition d’un bilan et de tous les documents aux termes du contrat

6/ Le cas échéant, une clause d’intéressement

  • Certains contrats peuvent prévoir des clauses incitant à la réduction des consommations d’énergie, et garantissant ainsi une optimisation de la performance énergétique du système de chauffage.

  • Une consommation d’énergie de référence, pour le chauffage, est alors définie. Elle est établie au moment de la contractualisation, soit sur la base d’une formule de calcul théorique proposée, soit sur la base éventuelle d’une moyenne des consommations réelles. Elle fait bien évidemment l’objet d’une validation commune, entre l’exploitant et le maître d’ouvrage. Cette consommation de référence est définie pour un régime de température et des horaires de fonctionnement (périodes d'occupation ou d'inoccupation) donnés. Elle doit faire l'objet d'une fiche détaillée en annexe du contrat.

  • L’exploitant s’engage à optimiser la gestion du système de chauffage, de manière à réduire autant que possible les consommations, et dans tous les cas, à ne pas dépasser la consommation de référence.

  • L’intéressement est calculé sur les économies réalisées, sur la base d’une formule de calcul intégrant l’écart de la consommation atteinte par rapport à celle de référence. Celui-ci a alors tout intérêt à optimiser les consommations, pour augmenter sa marge. La fourniture d’énergie n’est pas forcément assurée par le prestataire, même si cela est plus intéressant pour lui car les montants en jeu sont plus importants.

En annexe : Un état des lieux de l’installation et la description détaillée des systèmes faisant l’objet de la prestation

L'état des lieux des installations et la description des systèmes doivent être établis préalablement à la passation du marché par le gestionnaire du lycée et sont annexés au contrat. Ils contiennent les éléments suivants :

  • Des schémas et synoptiques
  • Une liste du matériel et composants, et leur état

  • Pour le chauffage : les réseaux hydrauliques ; les générateurs ; les pompes ; le mode de conduite et la régulation
  • Pour la ventilation : les composants ; les réseaux aérauliques et les réseaux électriques de l’installation ; le descriptif des réglages (débits, horloges, …)
  • Pour la climatisation : les composants ; les réseaux ; le mode de conduite et de régulation